Kommunikasjon og kommunikasjonsklima

Ansattes eierskap til prosessen har økt, og det har hatt en direkte innvirkning på ForBedringsundersøkelsen.

Kort video med oppsummering av erfaringene fra en leder.

Et godt kommunikasjonsklima refererer til en atmosfære eller et miljø i en organisasjon, et team, eller en gruppe der åpen, ærlig, og respektfull kommunikasjon fremmes og oppmuntres. Dette klimaet er preget av gjensidig tillit, forståelse, og støtte mellom deltakerne, noe som legger til rette for effektiv informasjonsutveksling og samarbeid.

En avdeling ved et sykehus gjennomførte en omfattende kartlegging av arbeidsmiljøet som en del av “Der Skoen Trykker”, og det ble raskt tydelig at kommunikasjon var et av de største utfordringsområdene. Gjennom målrettet arbeid har avdelingen gjort betydelige fremskritt.

Utgangspunkt

Avdelingslederen tok imot tilbudet om å delta i «Der Skoen Trykker» og gjennomførte en grundig kartlegging av arbeidsmiljøet i avdelingen. Resultatene viste at kommunikasjonen internt skapte psykologisk utrygghet, særlig når det gjaldt hvordan ansatte snakket om hverandre.

“Vi trodde vi var gode på dette, men kartleggingen viste noe annet,” forteller lederen.

Manglende rollebevissthet og trygghet i kommunikasjonen gjorde at mange ansatte, spesielt nye eller vikarer, ikke følte seg komfortable med å stille spørsmål.

Utfordringer

En av de største utfordringene har vært å sikre at handlingsplanen og tiltakene for kommunikasjon ikke blir glemt i en travel hverdag.

“Handlingsplanen er god å ha i bunn, men den må opp og frem hele tiden for at den skal ha effekt,” sier lederen.

Det har også vært krevende å sørge for at alle ansatte får med seg informasjon, derfor ble informasjonspermen et viktig verktøy. Det er en fysisk perm som ligger på vaktrommet, og som oppdateres av leder.

Overrasket over

Lederen ble overrasket over hvor krevende det er å sikre god informasjon og kommunikasjon.

“Det er mye vanskeligere enn man tror,” sier lederen, men legger til at samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud har vært en positiv overraskelse.
“Det har vært en øyeåpner hvor viktig deres rolle er i dette arbeidet,” sier hun.

Tiltak igangsatt

Tiltakene som ble iverksatt fokuserte på å skape et tryggere kommunikasjonsklima. For eksempel ble det lagt stor vekt på at vaktskiftene skulle starte med at alle ansatte samles, fysisk eller digitalt, for å få en felles start på dagen. Det ble også satt i gang et heldagskurs med bedriftshelsetjenesten som ga nyttige verktøy for å forbedre kommunikasjon.

“Vi har jobbet systematisk med hvordan vi snakker til hverandre, både i hverdagen og under akutte situasjoner,” forteller lederen.

Erfaring og læring

For å endre kommunikasjonen i avdelingen ble det satt i gang flere tiltak, inkludert fokusuker og fysiske plakater med informasjon.

“Ansatte må eie prosessen, ellers blir det bare ord,” sier lederen.

Det ble også innført et system der alle ansatte måtte gå gjennom en informasjonsperm ved hvert vaktskifte, slik at ingen viktig informasjon skulle gå tapt. Handlingsplanen for arbeidsmiljøet ble synliggjort, men måtte kontinuerlig holdes frem i hverdagen for å unngå at den ble glemt.

Gevinster

Det systematiske arbeidet med kommunikasjon har gitt mange positive resultater.

“Ansattes eierskap til prosessen har økt, og det har hatt en direkte innvirkning på ForBedringsundersøkelsen,” sier lederen.

Tryggheten i arbeidsmiljøet har også forbedret pasientsikkerheten. Ansatte tør nå å gi tilbakemeldinger, og dette har skapt et mer åpent og støttende arbeidsmiljø.

For ledere

For ledelsen har det vært viktig å fremstå som enhetlige og tydelige i sine beslutninger. Ledere har jobbet med å styrke sin rolle og bli tryggere i lederrollen, særlig når det gjelder å ta opp vanskelige tema i samtaler, håndtere rykter, og unngå “kos med misnøye.”

“Vi har blitt bedre på å konfrontere hverandre og være ærlige uten å være redde for konsekvensene,” sier lederen.

Gjennom Der Skoen Trykker har vi styrket påvirkningsarbeidet, og tillitsvalgte og verneombud har spilt en avgjørende rolle.

Partssamarbeidet

Samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud har vært en sentral del av suksessen.

“Gjennom «Der skoen trykker» har vi styrket påvirkningsarbeidet, og tillitsvalgte og verneombud har spilt en avgjørende rolle,” forteller lederen.

Dette har bidratt til økt rollebevissthet og trygghet, noe som har hatt en positiv effekt på arbeidsmiljøet og kommunikasjonen i avdelingen.

Suksesskriterier for å få til gode arbeidsmiljøprosesser

En viktig suksessfaktor har vært å sette av tid til kommunikasjon og arbeidsmiljøarbeid.

“Tid må avsettes i turnus, på personalmøter og i ledergruppen,” sier lederen.

Det er også avgjørende at ansatte føler eierskap til prosessene og ser at lederne satser på dette arbeidet.

Veien videre

Lederen ser fremover mot fortsatt utvikling av kommunikasjonen i avdelingen.

“Vi vil fortsette å jobbe med å fremme åpenhet og trygghet i kommunikasjonen, slik at vi kan bygge videre på den kulturen vi har skapt,” sier lederen.

Det er også et mål å styrke lederteamet ytterligere, slik at de kan fremstå som helhetlige og enhetlige i sitt budskap til de ansatte.

Nøkkelpunkter for meg som leder:

Kommunikasjon må kartlegges systematisk

Start med en grundig kartlegging av hvordan kommunikasjonen fungerer i avdelingen for å avdekke skjulte problemer, som psykologisk utrygghet.

Ansatte må eie prosessen

For at endringer i kommunikasjon skal ha varig effekt, må ansatte føle eierskap til prosessen og aktivt delta i forbedringsarbeidet.

Felles start på dagen gir samhold

Sørg for at vaktskiftet starter med en samling der alle ansatte ser hverandre, fysisk eller digitalt, for å skape en felles start på dagen.

Tør å ta den vanskelige samtalen

Som leder må du være trygg nok til å konfrontere rykter, misnøye og uformell ledelse, og håndtere vanskelige samtaler uten å la ting skure og gå.

Styrk partssamarbeidet

Et godt samarbeid med tillitsvalgte og verneombud er avgjørende for å sikre bred aksept for endringene og styrke rollebevissthet i avdelingen.

Sett av tid til kommunikasjon

Det er viktig å sette av tid til kommunikasjon ved vaktskifter, personalmøter og i ledergruppen, slik at arbeidet med kommunikasjon og arbeidsmiljø ikke blir nedprioritert.

Bruk klare systemer for informasjonsdeling

Et enkelt verktøy som en informasjonsperm kan sikre at viktig informasjon når frem til alle ansatte, og bidra til å skape forutsigbarhet og trygghet i kommunikasjonen.