Tilrettelegging
Effekten av et enkelt skjema har vært større enn forventet.
Tilrettelegging av arbeid refererer til prosessen med å tilpasse arbeidsoppgaver, arbeidsmiljø, eller arbeidsvilkår for å imøtekomme behovene til en ansatt eller en gruppe ansatte. Målet med tilrettelegging er å sikre at alle ansatte kan utføre sine oppgaver på en effektiv og trygg måte, uavhengig av eventuelle funksjonsnedsettelser, helseutfordringer, eller andre spesielle behov.
Ved en enhet har lederen jobbet systematisk med tilrettelegging, og et arbeidsoppgavekartleggingsskjema har blitt et sentralt verktøy i denne prosessen.
Utgangspunkt
Lederen så tidlig at tilrettelegging var et område som måtte forbedres i enheten, særlig på grunn av de psykiske belastningene knyttet til arbeidet.
“Utfordringene med psykisk belastende arbeid kan være diffuse, og det er vanskelig for ansatte å snakke om egne utfordringer,” forklarer lederen.
Med dette utgangspunktet startet hun en prosess sammen med verneombudet, IA-rådgiveren og tillitsvalgte for å utforme et arbeidsoppgavekartleggingsskjema som kunne gi en bedre oversikt over ansattes oppgaver og tilretteleggingsbehov.
Utfordringer
De største utfordringene var knyttet til de psykiske belastningene i arbeidet, og det faktum at mange ansatte vegrer seg for å snakke om sine egne utfordringer.
“Det er høy terskel for ansatte å snakke om egen sårbarhet når de jobber med pasienter med store vansker,” sier lederen.
Videre var det uklart for de ansatte hva som var felles arbeidsoppgaver og hva som var fagspesifikke oppgaver, noe som skapte forvirring på vakt.
Overrasket over
Lederen ble positivt overrasket over hvor effektivt skjemaet viste seg å være.
“Effekten av et enkelt skjema har vært større enn forventet,” sier hun.
Skjemaet har blitt et viktig verktøy for omstillingsprosesser, og vil også være sentralt når enheten nå skal få ansvar for en ny pasientgruppe.
Tiltak igangsatt
For å håndtere utfordringene med tilrettelegging, ble det utviklet to skjemaer: ett for arbeidsoppgaver som forventes utført av alle, og ett for de forskjellige faggruppene. Dette tydeliggjorde hvilke oppgaver som var felles, og hvilke som krevde spesialkompetanse. Lederen involverte også to psykologer i enheten for å hjelpe ansatte med å “løfte blikket” og reflektere over reaksjoner og uenigheter, både i møte med kolleger og pasienter. Videre ble arbeidsoppgavekartleggingsskjemaet brukt i individuelle medarbeidersamtaler for å skape en konkret dialog om hva den ansatte kan og ikke kan utføre.
Erfaring og læring
Gjennom denne prosessen har lederen erfart at skjemaet har bidratt til en mer forutsigbar og konkret dialog mellom ansatte og ledelse.
“Skjemaet gir forutsigbarhet, og det er nå tydelig for de ansatte hva som forventes av dem på vakt,” forklarer hun.
Det har også blitt et viktig verktøy for å identifisere opplæringsbehov, og sikre at ansatte har den kompetansen som kreves for å utføre sine oppgaver.
Gevinster
Blant de viktigste gevinstene er den forbedrede kommunikasjonen mellom ansatte og ledelsen.
“Arbeidsoppgaveskjemaet gir en forutsigbar og konkret dialog i sykefraværsoppfølging,” sier lederen.
Det har også bidratt til bedre pasientsikkerhet, ettersom ansatte nå er tryggere på både sine egne og kollegenes ansvarsområder på vakt. Skjemaet har også styrket samarbeidet på tvers av faggrupper, ved at alle nå har en felles forståelse av hvilke oppgaver som er felles, og hvilke som er fagspesifikke.
For ledere
Lederen anbefaler å bruke arbeidsoppgavekartleggingsskjemaet som en integrert del av alt arbeidsmiljøarbeid.
“Ikke la skjemaet ligge i en skuff, det må vedlikeholdes og oppdateres jevnlig,” sier hun.
Hun understreker også viktigheten av å bruke skjemaet i alle samtaler med ansatte, og å involvere tillitsvalgte og verneombud i prosessen.
Partssamarbeidet har bidratt til å sikre en bred forankring av tilretteleggingsarbeidet.
Partssamarbeidet
Samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud har vært avgjørende for å lykkes med implementeringen av skjemaet.
“Partssamarbeidet har bidratt til å sikre en bred forankring av tilretteleggingsarbeidet,” sier lederen.
Verneombudet var spesielt involvert i utviklingen av skjemaet, og bidro til å sikre at det ble tilpasset enhetens behov.
Suksesskriterier for å få til gode arbeidsmiljøprosesser
En viktig suksessfaktor har vært å jobbe med skjemaet på tvers av faggruppene.
“Det gir alle en økt bevissthet om hva som er felles oppgaver og hva som er spesialiserte oppgaver,” sier lederen.
Ved å bruke skjemaet systematisk i oppfølging og opplæring, har det blitt et naturlig verktøy i hverdagen.
Veien videre
Lederen planlegger å fortsette å bruke arbeidsoppgavekartleggingsskjemaet som et sentralt verktøy i enhetens omstillingsarbeid, spesielt når de skal få ansvar for en ny pasientgruppe.
“Vi vil bruke skjemaet til å sikre at alle har tydelige forventninger til hva som skal gjøres, og til å identifisere opplæringsbehov der det er nødvendig,” avslutter hun.
Nøkkelpunkter for meg som leder:
Arbeidsoppgavekartleggingsskjema gir struktur
Bruk skjemaet for å tydeliggjøre hva som er felles og fagspesifikke oppgaver, og skape forutsigbarhet i arbeidshverdagen.
Bruk skjemaet som et verktøy i oppfølging
Skjemaet er et viktig verktøy for å føre en konkret dialog om tilrettelegging og for å identifisere opplæringsbehov.
Involver alle faggrupper
Arbeid med skjemaet på tvers av faggrupper for å sikre en felles forståelse av hvilke oppgaver som er felles, og hvilke som krever spesialkompetanse.
Vedlikehold og oppdater skjemaet
Skjemaet må være en levende del av arbeidsmiljøarbeidet og må oppdateres jevnlig for å sikre at det alltid er relevant.
Involver IA-rådgiver og verneombud tidlig
Disse partene kan bidra til å tilpasse skjemaet til enhetens behov og sikre at tilrettelegging blir en del av det systematiske arbeidsmiljøarbeidet.
Bruk skjemaet til å styrke pasientsikkerheten
Når ansatte er tydeligere på både sine egne og kollegenes ansvarsområder, forbedres pasientsikkerheten på vakt.
Kommuniser tydelig fra starten
Sørg for at alle ansatte forstår hva arbeidsoppgaveskjemaet er ment å bidra med, og hvordan det kan hjelpe til med tilrettelegging og opplæring.
© Sammen om ForBedring 2024
Utviklet i samarbeid med
