Trinn 8: Utvikling og justering av tiltak

FORMÅL: utvikle en konkret tiltaksoversikt og handlingsplan

Erfaringsmessig er det mange som sliter med å utvikle gode tiltak. Den vanligste feilen er at tiltak ikke er konkrete og avgrensede nok. Da blir det vanskelig både å gjennomføre og å vurdere om det gir effekt.

Ofte blir vi også for ambisiøse. Selv om det kommer mange gode forslag til tiltak blir du nødt til å prioritere hvilke tiltak dere skal gjennomføre først. (Når dere er ferdige med et tiltak kan dere selvfølgelig legge til et nytt.)

På dette trinnet er altså målet å bli enige om noen få, konkrete og målbare tiltak, som dere legger inn i enhetens handlingsplan.

Vår anbefaling er at det er en mindre gruppe som deltar i dette arbeidet. Det er naturlig å ta med tillitsvalgte og verneombud, og gjerne et par (ivrige) ansatte også. Du kan også vurdere om du skal involvere HR eller lederkollegaer inn i dette trinnet, for eksempel dersom du ser at det er tiltak som vil involvere flere enheter enn din egen.

En veldig viktig del av dette trinnet er å formidle tilbake til alle ansatte om hvilke tiltak dere har blitt enige om (og selvfølgelig hvem som har ansvaret for å utføre dem), og begrunnelsen. Det er jo ikke slik at alle skal være med å bestemme hvilke tiltak dere skal prioritere (det er et lederansvar, til syvende og sist) men det er viktig at alle er godt kjent med resultatet.

I lysbildeserien ligger et eget lysbilde (under trinn 8) med noen spørsmål rundt informasjon og involvering av de ansatte som kan være nyttige å drøfte samme med de som er på med i denne fasen. Lysbildene ligger under Verktøy.

Beskrivelse av metoder og verktøy

Sortering og justering av tiltaksforslag

FORMÅL: definere de mest virkningsfulle og gjennomførbare tiltakene

Sammen med de du har valgt å ta med deg inn i denne fasen kan det være klokt å stille seg følgende spørsmål:

Ut ifra ditt ståsted – hva er de fem viktigste tiltakene som er foreslått? Hvilken effekt vil de få?
Er det tiltak som mangler eller trengs å formuleres/utvikles for å innfri de viktigste behovene som undersøkelsen avdekket?
Er det forslag til tiltak som enten bør kombineres, eller som bør deles opp i mindre deler for å øke sannsynligheten for at dere får gjennomført det?

Sannsynligvis sitter dere igjen med flere tiltak enn hva som er klokt å begynne med. Da må dere prioritere, for eksempel ved å drøfte følgende:

Hvor stor gevinst/effekt vil de foreslåtte tiltakene ha på respektive bevarings-/forbedringsområdet?
Er tiltaket enkelt å gjennomføre?
Vil tiltaket direkte eller indirekte bidra til bedre kvalitet/pasientsikkerhet?
Hvor kostnadskrevende er tiltaket?
Forutsetter tiltaket samarbeid eller ressurser fra andre enheter?

Alle tiltak må ha en “eier”, en (eller flere) som er ansvarlig for at det gjennomføres. Det er din oppgave som leder å fatte beslutningen om dette, og tildele ansvar – men det er klokt å be om innspill fra de som er med i denne fasen. Kanskje har de forslag til personer eller samarbeidskonstellasjoner som du selv ikke har tenkt på?

ForBedring skal ikke fungere i et vakuum, men tvertimot spille sammen med andre aktiviteter. Du bør vurdere om det skal lages en egen handlingsplan for ForBedring, eller om tiltakene dere kommer frem til skal integreres i planer dere allerede har. Det viktigste er jo at tiltakene blir gjennomført, ikke i hvilken plan de er plassert.