Arbeidstidsplanlegging

At fraværet falt dramatisk for ansatte med A/D-skift, var virkelig en aha-opplevelse.

Kort video med oppsummering av erfaringene fra en leder.

Arbeidstidsplanlegging refererer til prosessen med å organisere og fordele arbeidstid for ansatte på en strukturert måte, slik at arbeidsoppgavene blir utført effektivt, samtidig som både virksomhetens behov og de ansattes rettigheter og preferanser blir ivaretatt. Dette kan inkludere planlegging av daglige, ukentlige, og månedlige arbeidsskift, samt håndtering av ferie, fravær, og fleksible arbeidsordninger.

En avdeling ved et sykehus har ledet en omfattende prosess med å innføre en årsplan for arbeidstidsplanlegging for sine 200 ansatte. Gjennom dette har avdelingen opplevd store forbedringer, inkludert lavere sykefravær og økt tilfredshet blant de ansatte.

Utgangspunkt

Avdelingslederen, som har bakgrunn som klinikkverneombud, så tidlig mønstre i sykefravær knyttet til arbeidstid. For eksempel var det flere ansatte som hadde migrene etter å ha jobbet kveld- og dagvakter etter hverandre. Ved å bruke årsplanen som sitt viktigste planleggingsverktøy, ønsket lederen å forbedre arbeidsmiljøet og redusere sykefravær.

“Gjennom en grundig årsplan kan vi både ivareta HMS og sikre at jobb og hjem henger bedre sammen for de ansatte,” sier lederen.

Utfordringer

Selv om prosessen har vært vellykket, har det vært utfordrende å finne løsninger for alle ansatte.

“Det finnes alltid løsninger, men det kan ta tid og kreve flere samtaler med de ansatte,” sier lederen.

Dette krever tålmodighet og evnen til å forhandle om et “gi og ta” som fungerer for begge parter.

Overrasket over

Avdelingslederen ble overrasket over hvor raskt fraværet ble redusert for enkelte ansatte da årsplanen ble tilpasset deres behov.

“At fraværet falt dramatisk for ansatte med A/D-skift, var virkelig en aha-opplevelse,” forteller lederen.

Dette viser hvor viktig individuell tilpasning kan være for å forbedre både trivsel og fravær i avdelingen.

Tiltak igangsatt

Blant de viktigste tiltakene var å justere vakter basert på de ansattes behov. For eksempel kunne ansatte med barn bli satt opp på vakter som begynte klokken 08, for å redusere stress knyttet til levering i barnehage eller skole.

“Dette er et eksempel på hvordan vi finner et ‘gi og ta’ mellom ansattes behov og avdelingens krav,” sier lederen.

Flere ansatte fikk tilpasset vaktene sine for å redusere stress og oppnå bedre balanse mellom jobb og privatliv.

Erfaring og læring

Avdelingslederen la stor vekt på individuell tilpasning i årsplanen.

“Individuelle samtaler med hver ansatt var nøkkelen til å tilpasse turnusplanene,” forklarer lederen.

Disse samtalene inkluderte spørsmål om hvordan de ansatte opplevde å snu døgnet, deres jobb-fritid-balanse, og hvilke ønsker de hadde til egen turnus. Dette ga innsikt som gjorde det mulig å tilpasse planen til både de ansattes behov og avdelingens krav. For eksempel ble alle A/D-skift fjernet for fem ansatte som ofte hadde migrene etter slike vakter – noe som resulterte i null fravær fra denne gruppen.

Gevinster

Gjennom prosessen har avdelingen sett store gevinster for både ledelse og ansatte. Årsplanen har ikke bare redusert sykefraværet, men også gjort det mulig for flere ansatte å stå i jobben i full stilling.

“Forutsigbarheten i årsplanen har redusert stress, og det har vært færre som slutter på grunn av personlige årsaker,” sier lederen.

Dette har skapt et mer stabilt arbeidsmiljø, med færre som føler at de ikke strekker til.

For ledere

For avdelingslederen har det vært avgjørende å involvere både tillitsvalgte og verneombud i prosessen.

“Det er viktig å ha et tett samarbeid med tillitsvalgte for å forankre endringene,” forklarer lederen.

Samarbeidet har ført til bedre forutsigbarhet i avdelingen, og det har vært en tydelig plan for utprøving, evaluering og videre tilpasning av årsplanen.

Vi jobber tett sammen for å sikre at årsplanen er forankret hos både ledelse og ansatte.

Partssamarbeidet

Partssamarbeidet mellom ledelsen, tillitsvalgte og verneombud har vært avgjørende for å lykkes med tilpasningen av årsplanen. Ved å inkludere tillitsvalgte i hele prosessen, fra kartlegging til implementering, har det vært mulig å oppnå bred aksept for endringene.

“Vi jobber tett sammen for å sikre at årsplanen er forankret hos både ledelse og ansatte,” forklarer lederen.

Suksesskriterier for å få til gode arbeidsmiljøprosesser

En viktig suksessfaktor har vært en nøye tilpasning av årsplanen til både de ansattes og avdelingens behov.

“Det er viktig å balansere mellom ansattes ønsker og avdelingens krav,” sier lederen.

Årsplanen gir forutsigbarhet og ro i avdelingen over lengre perioder, noe som har hatt en positiv innvirkning på arbeidsmiljøet.

Veien videre

Erfaringene med arbeidstidsplanleggingen har ført til at avdelingen nå utvikler en egen prosedyre for livsfasepolitikk.

“Vi vil tilpasse årsplanen enda mer til individuelle behov,” forteller lederen.

Planen er å bruke kunstig intelligens (KI) i planleggingen for å legge inn ansattes ønsker og se nye muligheter for tilpasning. Fremover vil også avdelingen ha fokus på videre tilpasning av langfriperiode og livsfasepolitikk, slik at ansatte i ulike livssituasjoner kan ivaretas.

Nøkkelpunkter for meg som leder:

Bruk årsplanen som et strategisk verktøy

Årsplanen bør være ditt viktigste planleggingsverktøy, ikke bare for å sikre vaktdekning, men også for å forbedre HMS, redusere sykefravær og skape bedre balanse mellom jobb og hjem for de ansatte.

Individuelle samtaler er avgjørende

Som leder må du gjennomføre individuelle samtaler med hver ansatt for å tilpasse turnus basert på deres livssituasjon, behov og preferanser. Dette skaper en sterkere forbindelse mellom leder og ansatte og gjør det lettere å finne løsninger som fungerer for begge parter.

Tilpass arbeidstider for å redusere stress

Tilpasning av arbeidstider, som å unngå A/D-skift for ansatte med helseproblemer eller tilrettelegge for ansatte med små barn, kan ha en stor effekt på trivsel og fravær. Tilpassede vakter kan redusere stress og gjøre hverdagen enklere for ansatte.

Samarbeid tett med tillitsvalgte og verneombud

Som leder må du sørge for at tillitsvalgte og verneombud er involvert i hele planleggingsprosessen. Dette sikrer bred aksept for årsplanen og gjør det lettere å forankre endringer.

Forutse og håndter utfordringer i prosessen

Til tross for grundig planlegging vil det oppstå utfordringer, som ansatte med motstridende behov. Det krever tålmodighet og evne til å forhandle for å finne løsninger som fungerer for alle parter.

Forutsigbarhet gir stabilitet

En godt planlagt årsplan skaper forutsigbarhet og ro i avdelingen, noe som reduserer stress og usikkerhet blant ansatte. Dette bidrar til et mer stabilt arbeidsmiljø og gjør at færre ansatte slutter av personlige årsaker.

Bruk teknologi og tilpass planen videre

Fremover kan du bruke kunstig intelligens for å planlegge enda bedre, tilpasse årsplanen etter endrede behov og sikre at avdelingen til enhver tid er i stand til å møte både ansattes ønsker og avdelingens krav.

Utviklet i samarbeid med